Ringkasan Modul 11: Pembuatan Dokumentasi dan Laporan

Modul ini berfokus pada tata cara administrasi penyusunan dokumentasi dan pelaporan kegiatan Pejabat Fungsional Pranata Komputer (Prakom) untuk proses Penilaian Angka Kredit.

Bab II: Dasar Hukum dan Aturan Penyusunan

• Tujuan Utama: Memahami pentingnya pelaporan dan dokumentasi sebagai bukti otentik untuk mendapatkan Angka Kredit, yang merupakan satuan nilai untuk pembinaan karier.
• Landasan Hukum:
  • PermenpanRB Nomor 32 Tahun 2020: Peraturan utama yang mengatur Jabatan Fungsional Pranata Komputer (JFPK), uraian tugas, dan hasil kerjanya.
  • Per BPS Nomor 2 Tahun 2021: Petunjuk Teknis (Juknis) pelaksanaan penilaian Angka Kredit, yang merinci standar kualitas hasil kerja dan kelengkapan bukti fisik yang diperlukan.
• Istilah Kunci:
  • Angka Kredit: Satuan nilai dari setiap butir kegiatan.
  • PAK (Penetapan Angka Kredit): Dokumen hasil penilaian yang diberikan oleh Tim Penilai.

Bab III: Jenis Formulir Wajib

Ini adalah formulir-formulir yang digunakan dalam proses pengusulan dan penetapan angka kredit.

1. Formulir DUPAK (Daftar Usul Penetapan Angka Kredit)

• Fungsi: Formulir usulan utama dari Prakom.
• Isi: Meringkas total nilai kumulatif dari semua kegiatan yang diusulkan dalam satu periode penilaian. (Lihat Lampiran 1).

2. Formulir Laporan Kegiatan

• Fungsi: Dokumen paling rinci yang menjelaskan setiap kegiatan yang telah dilakukan.
• Isi: Berisi uraian kegiatan, kode butir kegiatan, tanggal pelaksanaan, satuan hasil, volume kegiatan, dan jumlah angka kredit yang diusulkan untuk kegiatan tersebut. Formulir ini wajib ditandatangani oleh atasan langsung. (Lihat Lampiran 2 & 3).

3. Formulir Bukti Fisik

• Fungsi: Bertindak sebagai "lembar pengantar" atau cover sheet untuk setiap butir kegiatan yang ada di Laporan Kegiatan.
• Isi: Menjelaskan item bukti fisik apa saja yang dilampirkan untuk satu kegiatan spesifik (mis: Laporan kajian, dokumen SOP, notulensi). (Lihat Lampiran 4 & 5).

4. Formulir PAK (Penetapan Angka Kredit)

• Fungsi: Ini adalah dokumen hasil yang diterima Prakom setelah penilaian selesai.
• Penerbit: Dibuat oleh Sekretariat Tim Penilai, bukan oleh Prakom.

Bab IV: Tahapan Penyusunan dan Pelaporan

Bab ini menjelaskan proses lengkap pengumpulan dan pengiriman berkas usulan penilaian.

1. Jenis Berkas Usulan

Berkas usulan dibedakan berdasarkan tujuannya:

• Usulan Penilaian Aktif (Rutin): Untuk Prakom yang sudah menjabat. Memerlukan berkas seperti DUPAK, Laporan Kegiatan, PAK terakhir, SK Pangkat/Jabatan terakhir, dan SKP 1 tahun terakhir.
• Usulan Penilaian Pengangkatan Pertama (PJL): Untuk yang baru akan diangkat/pindah ke JFPK. Memerlukan berkas yang lebih lengkap, termasuk SK CPNS/PNS, Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKP 2 tahun terakhir.

2. Penyusunan Folder Berkas (Struktur Wajib)

Semua berkas disusun dalam bentuk softcopy (hasil pindaian) dengan struktur folder yang baku:

• Prakom_[Nama Anda] (Folder Induk)
  • 1. Administrasi (Berisi file: DUPAK, Laporan Kegiatan, SK Pangkat, SK Jabatan, PAK terakhir, SKP, Surat Pengantar, dll.)
  • 2. Bukti Fisik
    • I - Tata Kelola dan Tata Laksana TI
      • I-A- IT Enterprise
      • I-B- Manajemen Layanan TI (dan seterusnya...)
    • II - Infrastruktur TI
    • III - Sistem Informasi dan Multimedia
    • IV - Pengembangan Profesi
    • V - Penunjang
  • 3. Media Penyimpanan

Berkas softcopy dapat disimpan di media fisik (DVD, Flashdrive) atau Media Penyimpanan Internet (Cloud Storage) seperti Google Drive, OneDrive, dll.

Jika menggunakan cloud storage, pastikan link folder utama sudah di-share dengan benar ke Sekretariat Tim Penilai.

4. Alur Pelaporan

Proses pelaporan berjalan sebagai berikut:

• Pejabat Fungsional Prakom: Menyiapkan kelengkapan berkas (Laporan, Bukti Fisik, DUPAK, dll) sesuai struktur folder.
• Sekretariat Tim Penilai: Menerima usulan, memverifikasi kelengkapan administrasi, dan mengalokasikan berkas ke Tim Penilai.
• Anggota Tim Penilai: Melakukan penilaian terhadap substansi Laporan Kegiatan dan Bukti Fisik.
• Sidang Penilaian: Rapat pleno Tim Penilai dan Sekretariat untuk menetapkan hasil akhir penilaian, terutama jika ada temuan atau perbedaan nilai.
• Pengiriman Hasil: Sekretariat menerbitkan PAK (jika direkomendasikan naik pangkat/jabatan) atau Nota Pemberitahuan (jika belum) dan mengirimkannya kembali ke Pejabat Fungsional.

---

Catatan: Ringkasan ini mencakup proses dokumentasi dan pelaporan untuk Angka Kredit Pranata Komputer. Tambahkan contoh struktur folder, formulir DUPAK, atau alur PAK untuk pemahaman yang lebih mendalam.